Puhutaanko teillä passiivissa aiheuttaen samalla hallaa toiminnalle? Otetaanpa alkuun muutama esimerkki havainnollistamaan, mitä passiivipuhe tarkoittaa. Oletko törmännyt seuraaviin työelämässä:
- ”Palataan tähän aiheeseen.”
- ”Tehdään tälle toimintasuunnitelma.”
- ”Otetaan tämä työn alle.”
- ”Tiedotetaan tästä laajemmin.”
Huomaatko mikä näissä kaikissa on yhteistä? Ne ovat passiivimuotoisia lauseita, joilla ei ole tekijää. Siitä syystä niitä yhdistää valitettavan usein myös se, että todellisuudessa näitä asioita ei myöskään tee kukaan. Sorrumme usein passiivipuheeseen työyhteisöissä, ja joissakin ei-kiireellisissä asioissa tämä on varmasti ihan ok. Kuitenkin ne asiat, jotka aidosti vaativat aktiivista tekemistä, eivät voi jäädä passiivisiksi ylätason heitoiksi. Aktiivisuus syntyy niin, että toimenpiteillä on myös omistajat. Yleinen sananparsi pitää siis usein paikkansa: ”Kaikkien vastuulla ei ole kenenkään vastuulla.”
Mutta mitä omistajuus oikeasti tarkoittaa arjessa? Omistajuus tarkoittaa sitä, että joku ottaa asian konkreettisesti hoitaakseen, vie sitä eteenpäin ja tekee tarvittavat päätökset tai nostaa esteet keskusteluun. Se tuo tekemiseen suunnan ja aikataulun: mitä seuraavaksi tapahtuu, milloin ja kenen toimesta. Ilman tätä askelta moni hyväkin idea jää keskustelun tasolle – ja hyvät keskustelutkaan eivät automaattisesti muutu toiminnaksi. Passiivipuhe toimii siis usein päätöksenteon esteenä ja tätä kautta myös toiminnan esteenä. Se antaa illuusion siitä, että jotain saatiin eteenpäin, mutta ei tarjoa konkretiaa siitä miten asiat käytännössä etenevät.
Seuraavan kerran, kun huomaat, että sorrutte passiivipuheeseen, voit koittaa käyttää tarkentavia kysymyksiä: ”Mitä me siis konkreettisesti sovimme tämän edistämiseksi?”, ”Kenet nimitämme tähän vastuuhenkilöksi?” tai ”Milloin tämän asian tulee olla edennyt ja kenen toimesta?”. Näillä kysymyksillä pääsette kiinni konkretiaan, jonka kautta syntyy aitoja päätöksiä, eikä vain ilmassa leijuvia lausahduksia. Omistajuus ei kuitenkaan tarkoita yksin tekemistä. Päinvastoin: hyvä omistaja kokoaa ympärilleen oikeat ihmiset, pyytää apua ja sparraa, mutta pitää huolen kokonaisuudesta. Näin kaikki tietävät, kuka vie mitäkin eteenpäin, eikä energiaa kulu arvailuun tai odotteluun. Kun passiiviset heitot vaihtuvat nimettyihin tekoihin, syntyy tekemistä. Ja lopulta juuri se ratkaisee: ei se mitä päätettiin puhua, vaan se mitä päätettiin tehdä.
”Omistajuus tuo tekemiseen suunnan ja aikataulun: mitä seuraavaksi tapahtuu, milloin ja kenen toimesta. Ilman tätä askelta moni hyväkin idea jää keskustelun tasolle – ja hyvät keskustelutkaan eivät automaattisesti muutu toiminnaksi. ”
Toinen teema, jossa näkyy valitettavan usein ylätason puhetta, on kehittämiseen liittyvät asiat. Moni kehittämiskeskustelu jumittuu juuri tähän ylätasoon: “prosessit eivät toimi”, “yhteistyössä on haasteita” tai “tekemistämme pitäisi selkeyttää”. Ne kuulostavat tärkeiltä, mutta ovat liian epämääräisiä johtaakseen konkreettiseen tekemiseen. Kun ongelma jää yleiselle tasolle, myös ratkaisut jäävät helposti yhtä ylimalkaisiksi. Siksi seuraava askel on pysähtyä pilkkomaan väite auki: missä kohtaa prosessi ei toimi, kuka siinä on mukana ja mitä konkreettisesti tapahtuu tai jää tapahtumatta? Vasta kun ongelma kuvataan riittävän tarkasti arjen tilanteina ja tekoina, syntyy myös mahdollisuus rakentaa toimivia, mitattavia ratkaisuja.
Harvoin nimittäin totuus on ihan niin mustavalkoinen, että yksikään yrityksen prosessi ei toimi tai viestinnässä ei onnistuta koskaan. Pitää siis päästä kysymysten ja keskustelun kautta kiinni konkretiaan, missä tilanteissa toimimattomuutta huomataan ja miten se ilmenee. Taitava esihenkilö (tai valmentaja) ei tyydy ensimmäisiin vastauksiin, vaan auttaa hahmottamaan todellisia työn esteitä. Kun ”viestintä on huonoa” muuttuu esimerkiksi muotoon ”sovitut päätökset eivät aina tavoita johtoryhmän ulkopuolella olevia ihmisiä, tästä esimerkkinä tapaus x, jossa kävi asia y.”, ollaan jo paremmin kiinni ratkaisun avaimissa. Jotta voimme luoda laadukkaita ratkaisuja, meillä tulee olla riittävän kirkkaita haasteita.
Varo sudenkuoppaa: johtaja, muistathan että omistajuuden painottaminen ei tarkoita sitä, että sinä otat henkilökohtaisesti vastuun kaikista kehittämisasioista. Vastuun jakaminen on paras tapa osoittaa luottamusta, joten huomioithan että vastuut jakautuvat myös sinun ulkopuolellesi. Mikäli esimerkiksi johtoryhmän kokouksen jälkeen vain yhdellä on vastuutettuja asioita, tulee vastuunjakoa kehittää.
Mikäli haluatte apua haasteiden kirkastamiseen ja laadukkaiden ratkaisuiden luomiseen, ollaan yhteydessä! Autamme mielellämme viemään keskustelua tasolle, josta toimintaan ponnistaminen on helpompaa. Ja autamme toki myös itse tekemisessä 😉
