Toisinaan ajattelemme, että prosessikaaviot ja -kuvaukset intrassa luovat selkeyttä ja yhteistä ymmärrystä. Voi kunpa asia olisikin näin yksinkertaista! Se, että asiat dokumentoidaan, on tärkeää, mutta yksin se ei kyllä riitä. Kuten kaikessa kirjallisessa, mahdollisuus erilaisiin tulkintoihin on lähes loputon ja ilman yhteistä keskustelua ei löydy sitä tärkeintä eli yhteistä ymmärrystä. Yhteinen ymmärrys kun ei synny yksin kaavioiden, vaan yhdessä dialogin avulla. Muutosta vaativat asiat ovat harvoin yksinkertaisia – ne koostuvat sekoituksesta kokemuksia, tulkintoja, tottumuksia ja oletuksia. Näiden summa ei ole syntynyt dokumenteissa tai kaavioissa, ja siksi niitä ei myöskään siellä pystytä selventämään.
Epäselvyyteen (vuorovaikutuksen, roolien, päätöksenteon…) ratkaisuksi ei siis sovi yksinään infograafi tai ohjeistus. Se vaatii aina yhteistä keskustelua, jonka avulla tehdään näkyväksi mahdolliset tulkintaerot ja taklataan ne. On helppo ajatella, että ongelma on puuttuvassa dokumentissa. Mutta todellinen ongelma on usein puuttuvassa dialogissa. Lopulta on tietenkin erinomaisen tärkeää dokumentoida yhdessä sovitut asiat ja usein erilaiset kaaviot ja kuvaajat auttavat hahmottamaan kokonaisuutta. Näiden tarve on siis olemassa, mutta paikka on yhteisen keskustelun jälkeen. Mikäli aloitamme keskustelun kaavioista, voi jotakin kriittisen tärkeää jäädä huomaamatta. Suosittelemmekin aloittamaan keskustelun aiemmin mainituista: kokemuksista, tulkinnoista, tottumuksista ja oletuksista. Tärkeintä kaikessa tekemisessä on se, mitä arjessa aidosti tapahtuu ja siksi keskustelu kannattaa suunnata ensisijaisesti siihen. Se mitä dokumentissa lukee tai mitä kuvio osoittaa, voi olla aivan päinvastainen todellisuuden kanssa tai heijastaa vain osaa siitä.
Muutos tapahtuu dialogin avulla. Se on tärkein yksittäinen tekijä tai työkalu aidon muutoksen aikaansaamisessa. Vaikka apuna voi käyttää erilaisia menetelmiä ja työkaluja, on niidenkin tärkein funktio lopulta helpottaa yhteistä dialogia. Mitä puolestaan tapahtuu, jos dialogi jää käymättä?
Ilman keskustelua syntyy:
❌ eriäviä tulkintoja
❌ oletuksia, joista ei puhuta yhdessä
❌ päällekkäistä työtä
❌ vastuun välttelyä
❌ turhautumista
❌ klikkiytymistä, joka estää yhteistyön rakentumista
Keskustelun avulla syntyy:
✅ kokemusten rikkautta ja oppimista
✅ oletusten läpinäkyvyyttä
✅ ymmärrystä
✅ selkeyttä
✅ yhteenkuuluvuuden tunnetta (epävarmuudet, yhteinen tavoite)
✅ yhteistyötä ja sitoutumista
Kun tiimi keskustelee aiheesta, he alkavat muodostaa yhteistä todellisuutta. Kaavio voi piirtää rakenteen, mutta vain keskustelu rakentaa yhteisen todellisuuden. Ja ainoastaan yhteistä todellisuutta voi alkaa elää todeksi myös tekojen osalta. Rakenteet ja kaaviot kun tulee aina avata käytännön toiminnaksi, sillä muuten ne jäävät vain pinnallisiksi kuoriksi sille, mitä halutaan edistää.
Voit vahvistaa yhteisen ymmärryksen luomista esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Mitä tämä oikeasti tarkoittaa meidän arjessamme?
- Miten tämä muuttaa sitä, miten minä teen päätöksiä?
- Missä kohtaa vastuut loppuvat ja alkavat?
- Mitä mahdollisia esteitä meillä on toiminnan muuttamiselle?
- Mistä sellaisesta meidän tulee luopua, jota olemme aiemmin tottuneet tekemään?
- Miten seuraamme muutoksen etenemistä?
Mikäli haluat kehittää organisaationne tai tiiminne muutoskyvykkyyttä ja dialogiosaamista, jutellaan! Ajattelemme, että valtaosa haasteista on ratkaistavissa laadukkaan dialogin avulla ja autamme sen aikaansaamisessa 😉
