Selkeyden ja keskustelun puute aiheuttaa tiimiin ja työyhteisöön väistämättä haasteita. Ihminen pyrkii luontaisesti hakemaan selkeyttä, ja sen puutteessa epäselvyyksiä aletaan usein paikata oletuksilla, epävirallisilla keskusteluilla ja varmistelulla. Miten epäselvyys esimerkiksi näkyy tiimissä ja työyhteisössä?
Seuraavat tilanteet ovat ilmentymiä selkeyden puutteesta:
➡️ Keskustelut siirtyvät kuppikuntiin tai yksilön oman pään sisälle
➡️ Tulokset ovat sattumanvaraisia, eikä niitä seurata aktiivisesti yhdessä
➡️ Työn tekemisessä on päällekkäisyyksiä ja/tai tyhjäkäyntiä
➡️ Työn aloittaminen tai tekemisen jatkaminen on takkuista
➡️ Vastuuta väistellään, asiat jäävät roikkumaan ilmaan
➡️ Hiearkia vahvistuu (johdon ja työntekijöiden välinen kuilu kasvaa)
➡️ Työn ilo heikentyy
➡️ Virheet lisääntyvät tai ne jäävät huomaamatta
Lyhyesti sanottuna: työn tehokkuus kärsii.
Epäselvyys ei kuormita näin vain yksilöitä, vaan se syö koko organisaation suorituskykyä. Selkeys puolestaan synnyttää tilaa keskittyä olennaiseen. Mitä selkeämpää tekeminen on, sitä yhtenäisempää ja ennustettavampaa työn tulokset myös ovat. Sen vuoksi sitä kannattaa pyrkiä lisäämään kaikkeen tekemiseen: tavoitteisiin, toimintatapoihin, vastuisiin ja vuorovaikutukseen. Työn tekeminen sujuvoituu, siinä on mukana iloa ja tulokset paranevat. Epäselvyys puolestaan tuo mukanaan useita eri toimintatapoja ja lisää virheiden mahdollisuuksia. Epäselvät toimintatavat vaativat yksilöllistä pohtimista ja ongelmanratkaisua tilanteissa, joissa prosessit voisivat olla yhteneväiset ja selkeät. Tämä säästää yksilön kuormitukselta ja mahdollistaa sujuvan työn tekemisen – ilman, että energiaa ja aikaa valuu hukkaan.
Miten selkeyttä voidaan lisätä tavoitteiden avulla?
Tiimin tärkeimpiä (ellei tärkein) elementtejä on yhteiset tavoitteet. Kun ne ovat kirkkaina tiedossa, selkeyttä on helpompaa tuoda myös muihin toimintatapoihin. Mitkä asiat helpottuvat selkeiden tavoitteiden myötä?
- Roolitus ja vastuut: mitä vahvuuksia tiimissä on ja miten ne saadaan palvelemaan mahdollisimman hyvin yhteisiä tavoitteita? Kuka on vastuussa minkäkin tavoitteen edistämisestä?
- Palaverikäytännöt: Yhteisten tavoitteiden tulisi olla yhteisen keskustelun keskiössä. Niiden edistymistä ja niitä tukevaa toimintaa tulee nostaa keskusteluihin tiimin yhteisissä palavereissa. Selkeät tavoitteet selkeyttävät palavereja ja tekevät niistä tehokkaampia.
- Priorisointi: Tavoitteet toimivat suuntaviivana ajankäytön ohjaamiselle ja priorisoinnille. Ilman selkeää tavoitetta on vaikea päättää tärkeysjärjestystä tekemiselle, jota yleensä kyllä riittää loputtomiin maailmassa. Kysymys ”Miten tämä tukee tavoitteitamme” auttaa hahmottamaan asian tärkeyttä.
- Palaute: Palaute selkeyttää tunnetta siitä, että on oikealla suunnalla. palautetta myös tarvitaan, jotta saadaan aikaan paras mahdollinen lopputulos yhdessä. Se kannattaa liittää tavoitteisiin: vahvistaa toimintaa, joka edesauttaa yhteisten tavoitteiden saavuttamista ja puolestaan suunnata rakentava palaute toimintaan, joka ei edistä tai jopa taistelee yhteisiä tavoitteita vastaan.
- Suorituksen johtaminen: Suoritusta on vaikea johtaa, jos haluttua suoritustasoa ei ole määritelty. Tavoitteet ja odotukset tulee olla selkeät, jotta henkilö voi tietää milloin hän on onnistunut. Esihenkilötyössä tämä on kriittistä, jotta suoritukseen voi tarvittaessa myös puuttua ja mahdollinen todistustaakka on mahdollista kantaa, esimerkiksi alisuoriutumisen tapauksessa.
Yhteiset tavoitteet ovat tiimityön ytimessä. Tästä määritteleminen jatkuu henkilökohtaisiin rooleihin, vastuisiin ja odotuksiin sekä yhteisiin toimintatapoihin, joista jokainen myös yksilöllisellä toiminnallaan vastaa. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta usein näissä on huomattavasti selkeyttämisen varaa.
Selkeyden lisääminen on myös johtamistyössä onnistumisen edellytys. Halutun toiminnan määritteleminen ja ei-toivottuun toimintaan puuttuminen helpottavat arjen johtamistyötä. Selkeyden luominen on yksi johtajan tärkeimpiä ominaisuuksia, mutta työtä ei kannata tehdä yksin. Yhteinen keskustelu ja parhaiden käytäntöjen (samoin kuin toimimattomien) jakaminen toimivat pohjana selkeyden aikaansaamiselle.
Kannustammekin rohkeasti etsimään toimintatapoja, joissa on tällä hetkellä epäselvyyttä ja aloittamaan yhdessä selkeyden lisäämisen näihin. Se vaatii yhteistä keskustelua, aikaa ja energiaa, mutta tulette saamaan tuon ajan moninkertaisena takaisin tulevaisuudessa. Luonnollisesti Mind Me auttaa aiheessa mielellään enemmänkin, joten ole rohkeasti yhteydessä!
