Tämän blogipostauksen pohjana on käytetty omia kokemuksiamme ja tietolähteenä Juuso Hämäläisen ja Henri Soran kirjoittamaa kirjaa Strategia arkeen OKR-mallin avulla (2022). Vahva suositus kyllä lukea tuo opus, mikäli tämän kirjoituksen perusteella kiinnostut aiheesta.
Miksi lähdimme kokeilemaan tavoitejohtamista?
Asioiden kehittämiseen lähdetään ihmisluonnon mukaisesti vasta sitten, kun huomataan, että nyt alkaa olemaan sen verran monta palloa ilmassa, että kokonaisuuden pyörittäminen ei onnistukaan yhtä mukavasti ja vaivattomasti kuin ennen (=fiilis on riittävän epämukava). Toisin sanoen meillä on Mind Me:ssa positiivisviritteinen ongelma. Viimeistään tänä vuonna on tuntunut eri tavalla siltä, että projekteja ja liikkuvia osia alkaa olla totuttua enemmän ilmoilla. Siinä alkaa hallinnan tunne lipsua jopa kaltaisillamme, suhteellisen spontaaneilla sähköjäniksillä, ”jotka luottavat prosessiin”, eli osaavat ratkaista yllättäviäkin vastaan viskattuja haasteita. Toinen tärkeä syy kehittämiselle on, että haluamme luoda palveluvalikoimaamme jatkuvan valmennuspalvelun, joka mahdollistaa syvemmät asiakassuhteet ja ennustettavuutta liiketoimintaamme.
Opiskeluaikainen ”sisaryrityksemme”, videotuotantoa tekevä Heimo Films, joka syntyi Proakatemian yrittäjyyden ja tiimijohtamisen opiskeluaikojen yhteydessä samoihin aikoihin Mind Me:n kanssa, puolestaan oli kertonut hyviä kokemuksiaan OKR-mallin käytöstä. Tämä laski kynnystä lähteä syventymään aiheeseen ja riskeerata aikaa ja energiaa kehittämiseen.
Tavoitejohtaminen lyhyesti – mitä se on ja miten se hyödyttää käyttäjäänsä?
OKR toteuttaa oikein ajettuna strategiaa. Se toteuttaa organisaation ketteryyttä, jatkuvaa oppimista ja lisää motivaatiota. Se koostuu lyhyesti sanottuna kahdesta osasta: Objectives eli tavoitteet, jotka kertovat mitä kohti mennään. Key Results, avaintulokset, puolestaan kertovat etenemmekö tavoitetta kohti kuten on suunniteltu. Näiden lisäksi määritellään tehtäviä, jotka toteuttavat asetettuja tavoitteita ja avaintuloksia.
OKR-malli parantaa organisaation toimintaa seuraavilla tavoilla:
- Selkeyden ja fokuksen lisääntyminen: samalle sivulle pääseminen
- Jatkuvan oppimisen käytännön toteuttaminen
- Läpinäkyvyyden lisääntyminen
- Motivaation ja vastuunkannon lisääntyminen
- Tuloksien saavuttaminen nopeammin
- Tiedonkulun parantuminen: ajantasaisen tilannekuvan muodostaminen johdolle
Aika hyvä rimpsu aiheita – ja tuttuja teemoja keskusteluista, joita käymme asiakaskandidaattienkin kanssa valmennustarpeista jutellessa.
Miten käytännössä lähdimme kokeilemaan mallia?
Päävaiheet hihojen käärimisessä ovat samat kuin muussakin toiminnan johtamisessa:
- Opiskelua ja suunnittelua: meillä oli Heimon Eetun johtama valmennus yhdessä Sitekickin ja Urhopesun (nämäkin Proakatemia-aikaisia yhteyksiä) kanssa. Työpajassa tuli sekä infoa että päästiin tekemään konkreettisesti toimintasuunnitelmia. Porukalla yhdessä oppiminen on lisäksi oivallinen oppimiseen sitouttava tekijä.
- Toimeenpanoa: kokeiltiin käytännössä asettamalla ensimmäisen kvartaalin tavoitteet, avaintulokset ja tehtävät OKR-mallin mukaisesti.
- Valvontaa: Eetu tuli käymään uudestaan ja huomattiin, että meidän kannattaa muuttaa muutama asia, jotta saadaan enemmän edistystä aikaan. Vaihdoimme esimerkiksi OKR-seurannan viikon loppupuolelta viikon aloitustapaamiseen, jolloin se orientoi hyvin viikon tekemiseen ja mahdollistaa vielä muutoksia kalenterissa.
Kierroksen jälkeen sykli käynnistyy uudelleen. Käytännössä joka kierroksella ”opiskelun ja suunnittelun” osuus pienenee ja nopeutuu (paitsi kun on taas aika uudistua). Toimeenpano ja valvonta muuttuu osaksi arkea, jolloin olennaisimpien tavoitteiden eteen työskenteleminen on aina vaan lähempänä arkisia toimia ja oman työn ohjaamista. Kuulostaa mukavalta.
Miten kokeilu on sujunut tähän mennessä?
Olemme saaneet tästä tähän mennessä paljon iloa ja edistystä aikaan. Muutama kuukausi on lyhyt aika, mutta silti voimme jo todeta, että valitsemamme tavoitteet ovat mukana ohjaamassa toimintaamme ja päätöksiä enemmän ja intuitiivisemmin kuin aikaisemmin. Tuntuu, että viikkopalavereissamme on mukana aikaisempaa enemmän innostusta tavoitteisiimme liittyen. Esimerkiksi myynnin tietyt vaiheet eivät ole kummankaan intohimo, mutta koen, että kekseliäisyytemme ja sinnikkyytemme tavoitteiden saavuttamiseen on lisääntynyt silläkin saralla. Olennaista on, että tavoitteiden edistäminen ei tunnu puskemiselta, vaan se tuntuu ennemmin innostavalta. Tavoitteita kohti voi mennä elottomasti itseään raahaamalla tai ponnekkaasti harppoen. Tuntuu enemmän jälkimäiseltä tämän kokeilun aikana (vaikka en meitä elottomiksi kuvaisi aikaa ennen OKR-malliakaan, mutta saadaksenne pointin). Täytynee ilmoittaa, että mikään autuuden aitta OKR tuskin näistä ylistyksistä huolimatta on, eli kokonaisuuteen varmasti vaikuttaa moni muukin asia. Uskallan kuitenkin liittää tämän kokeilumme tähän vireeseen. Toinen merkittävä asia on, että jatkuva valmennuspalvelu on saanut merkittäviä edistysaskeleita kokeilun aikana. Uskon, että ilman OKR-mallia olisimme edistäneet asioita huomattavasti hitaammin, koska ”aina tulee jotain tärkeämpää”, sisäisen suunnittelun tielle. Kun vuotta on ehtinyt kulua enemmän, onkin mielenkiintoista päästä näkemään miltä lukujen kehittyminen näyttää, ja pohtia OKR-mallin osuutta kokonaisuudessa.
Miksi OKR toimii tässä ajassa? Mitä yhteistä on pelillistämisellä ja OKR:llä?
Huomaan pohtivani, että OKR muistuttaa minua varsin paljon pelillistämisestä. Pelillistäminenhän tarkoittaa, että jonkin arkisen (tylsän) asian tekemisestä tehdään vähän hauskempaa, kiinnostavampaa tai jännittävämpää. Pelillistämisen ajattelussa hyödynnetään ihmisen palkkiojärjestelmää, jossa esimerkiksi palaute ja edistymisen seuranta visuaalisella tavalla ovat ytimessä. Tämä se on syy, miksi OKR toimii niin hyvin tässä ajassa – ajassa, jossa on paljon muutoksia (tarvitaan ketteryyttä) ja koetaan tuskaan asti informaatiotulvaa sekä pyöritellään paljon abstrakteja teemoja (edistymisen havaitseminen on haastavaa, jolloin endorfiiniryöppy on vaikeaa saada). Malli vastaa tähän ilahduttavalla tavalla. Siksi siitä on helppo tämän havainnon jälkeen innostua teoriatasolla jopa ennen kokeilemista (ainakin minun) ja viimeistään siinä kohtaa, kun kokeilua on tehnyt jonkin aikaa ja havaitsee tavoitteiden tuntuvan kirkkaammilta ja tekemisen innostavammalta.
Jos OKR tai muu kehittäminen kiinnostaa, juttelemme Mind Me:n puolesta mielellämme lisää – muutokset toiminnassa, oli kyseessä tiimi- tai organisaatiotaso, vaativat usein keskustelua, ihmisten tukemista ja valmentamista. Autamme mielellämme matkalla kohti sitoutuneita, psykologisesti turvallisia ja suorituskykyisiä tiimejä ✨
