“Tämä asia on käyty monta kertaa läpi ja sen pitäisi olla kaikille selvää.”. Tuttu lause, kun muutoksen toistuvasta viestimisestä huolimatta toiminta ei ole muuttunut toivotulla tavalla. Valitettavasti ihmisten kanssa toimiessa asia ei ole näin yksinkertainen, vaan tarkasteluun on otettava useampia näkökulmia. Viestintä on ehdottomasti kriittinen elementti onnistuneessa muutoksessa, mutta yksin viestinnällä emme valitettavasti onnistu. Muutoksen onnistunut läpivienti vaatii valtavasti inhimillistä näkökulmaa, ja ymmärrystä siitä, miten muutos vaikuttaa ihmisiin ja miten sitä edistetään sosiaalisesti kestävällä tavalla. Nimittäin muutoksen läpiviemisen epäonnistuminen harvoin johtuu siitä, ettei asiaa ole ymmärretty. Siksi sitä ei myöskään korjata sillä, että pelkästään tiedotetaan samasta asiasta uudelleen. Ei vaikka kuinka artikuloitaisiin, ei auta.
Mitä onnistuneen muutoksen läpivienti vaatii?
Kriittisiä elementtejä muutoksessa onnistumiselle ovat muun muassa luottamus, läpinäkyvyys, osallistaminen ja se äsken todettu viestintä. Näiden kaikkien ytimessä on kyky luoda avointa dialogia, suljettujen keskusteluiden sijaan. Läpinäkyvyys muutosprosessissa lisää luottamusta ja mahdollisuutta osallistua dialogiin. Pahin mahdollinen skenaario puolestaan on se, että muutoksesta viestitään vasta päätöksenteon jälkeen, josta alkaen aletaan odottaa välitöntä toimeenpanoa. Ei osallistamista, ei dialogia, ei mahdollisuutta vaikuttaa. Jos muutokset astuvat voimaan tiedotteina, ilman keskustelua ennen tai jälkeen päätöksen, kovin vahvaa sitoutumista on turha odottaa. Sen sijaan voi odottaa kokemuksia epäoikeudenmukaisuudesta, keskustelua kuppikunnissa ja energian valumista itsenäiseen tunteiden käsittelemiseen. Ihmiset sitoutuvat asioihin, joihin heillä on ollut mahdollisuus vaikuttaa ja päätöksiin, joiden prosessin he kokevat oikeudenmukaiseksi. Tämän vuoksi kannattaa kiinnittää erityistä huomiota juuri tuohon prosessiin, jolla muutosta ajetaan.
Muutoksissa ja erilaisissa kehittämishankkeissa kannattaa puhtaan tiedottamisen lisäksi ottaa tarkasteluun ja keskusteluun seuraavia teemoja:
- Miten tarve muutokselle on sanoitettu eli miksi muutosta tarvitaan?
- Miltä näyttävät muutoksen hyödyt, mitä sillä tavoitellaan?
- Mitä tunteita muutos herättää? Miten näitä tunteita käsitellään?
- Ketkä osallistuvat keskusteluun muutoksesta?
- Ketkä osallistuvat päätöksentekoprosessiin?
- Kuinka läpinäkyvä muutosprosessi (ja sen sisältämä keskustelu) on?
Lähtökohtaisesti kaikki keskustelu, mitä muutos herättää, on hyvästä. Se on viesti siitä, että ihmisiä kiinnostaa riittävästi ja he haluavat olla osana yhteistä keskustelua ja lopputulosta. Vaikeampi osuus on hiljaisuus. Tämä edellyttää herkkyyttä, aikaa ja osaamista havainnoida ja tuoda näkyväksi kaikkea sitä, mitä ei sanota. Nostaa keskusteluun pinnan alla pysytteleviä ajatuksia ja tunteita, jotka ilman sitä jäävät näkymättömiksi jarruiksi muutoksen tielle.
Psykologisen turvallisuuden ja luottamuksen vahvistaminen ovat avainasemassa muutostilanteissa, ja niiden mahdollistamiseen kannattaa keskittää energiaa ja aikaa ennen, kesken ja jälkeen muutoksen. Muutoksen inhimillisen puolen huomioiminen tarkoittaa kykyä havainnoida ja ymmärtää muutoksen aikaansaamia tunteita ja kokemuksia. Tämä edellyttää turvallisen ilmapiirin luomista sekä avoimen dialogin aikaansaamista. Muutos aiheuttaa aina epävarmuutta ja vaikeita tunteita, joiden käsittelylle tulee olla aikaa. Jo pelkkä tunteen sanoittaminen laskee tutkitusti tunteen vaikutusta kehossamme, ja kun ymmärrämme, ettemme ole tunteinemme yksin, myös sosiaaliset siteet vahvistuvat. Tämä on ensiarvoisen tärkeää, sillä muutoksessa ihminen voi kokea myös yksinäisyyttä. Tällöin vaikeat tunteet valjastetaan oman aseman suojeluun ja muutoksen vastustamiseen, kun taas yhdessä auki keskusteltuna ne on mahdollista valjastaa yhdessä onnistumiseen ja me-hengen lujittamiseen.
Kun ihmiset pääsevät osallistumaan heitä koskevien päätösten tekemiseen, he todennäköisesti sitoutuvat paremmin myös itse päätöksiin. Oikeudenmukaiseksi ja reiluksi koettu prosessi on jopa itse päätöstä tärkeämpää. Tämän lisäksi tietysti tarvitaan motivaatio ja usko onnistumiseen, jotta muutoksen toimeenpano voi onnistua. Osallista siis ihmisiä osaksi prosessia osoittaaksesi arvostusta ja luodaksesi luottamusta. Läpinäkyvyys tarkoittaa sen viestimistä, mitä tapahtuu, miksi tapahtuu, milloin tapahtuu ja miten tapahtuu – sekä viestimistä läpi prosessin, ei vain sen päätteeksi. Erityisen tärkeää on löytää vastauksia miksi-kysymykseen, sillä niiden avulla perustellaan haluttua muutosta ja luodaan kuvaa sen mukanaan tuomista hyödyistä. Ja mitä tulee viestimiseen – on lähes mahdoton viestiä liikaa. Niinpä tavoitellumpaa on pyrkiä viestimään mahdollisimman paljon ja johdonmukaisesti, jotta ihmiset tietävät missä mennään ja mitä heiltä odotetaan.
Lue lisää luottamuksen rakentamisen eri elementeistä blogipostauksestamme:
https://www.mindmesolutions.com/tiimityo/kuinka-luottamusta-rakennetaan-tyoyhteisossa/
Myötätuulta muutoshankkeisiin! Jos kaipailet tukea (sosiaalisesti) kestävän muutoksen aikaansaamisessa, autamme mielellämme.
