Vaikeat vuorovaikutustilanteet kuuluvat elämään ja ne ovat myös mahdollisuus kehittymiselle. Tässä blogitekstissä käsitellään erilaisia ominaisuuksia, jotka auttavat vaikeiden keskustelujen läpiviennissä. Lisäksi tarjoilemme konkreettisia työkaluja, harjoitteita tai lauseita, jotka auttavat edistämään kyseistä ominaisuutta omassa tai tiimin toiminnassa.
Rohkeus
Vaikeille tilanteille itsen ja toisen altistaminen vaatii rohkeutta, koska vaikeat keskustelut aiheuttavat väkisinkin epämieluisia tunteita. Ihmiset pyrkivät luonnostaan välttämään tilanteita, jotka aiheuttavat säröä sosiaaliseen sopusointuun. Tämä siksi, että lyhyen aikavälin riskit (kasvonsa menettäminen, kitka toisen osapuolen ja itsen välillä) tuntuvat kyseisessä hetkessä liian epämieluisilta verrattuna pitkän aikavälin palkintoon (haasteen ratkaisu). Vaikeissa keskusteluissa on kuitenkin olemassa riski sille, että tilanne ei ratkeakaan parhaalla suotuisalla tavalla. Kuitenkin mielessä kannattaa pitää se, että usein vaikeita keskusteluja vältellessä tulee kasanneeksi ongelmia ja mielipahaa, mikä puolestaan tarkoittaa, että ratkaisu on entistä vaikeampien ponnistelujen takana. Yksinkertaisuudessaan ratkaisemattomat pulmat haastavat tekemistä niin kauan, kun ne ovat ratkaisematta.
Seuraavia lauseita voi käyttää hyödyksi ja lisätä omaa rohkeutta avata keskustelu vaikeasta aiheesta. Aina keskustelua ei ole mahdollista käydä heti, joten voi olla paikallaan varata sille oma aikansa.
”Mulle tää on aika hankala asia sanoa, mutta yritän nyt kuitenkin…”
”Mun mieltä on painanut eräs asia meidän toimintatapoihin liittyen. Olisiko meidän mahdollista keskustella sopivassa kohtaa aiheesta?”
Luottamus
Jotta rohkeus olisi mahdollista, tarvitaan myös luottamusta. Ja sitä tarvitaan kahdella tasolla: luottamusta omiin taitoihin selvitä vaikeasta tilanteesta ja luottamusta siihen, että toinen ihminen on yhteistyökykyinen ja hänellä on halu ratkaista tilanne, parhaimmillaan rauhanomaisesti.
Luottamusta ei rakenneta yhdessä yössä. Työkavereihin syvällisempi tutustuminen muissakin teemoissa kuin työssä, eli ihan vaan ihmisinä, on tapa rakentaa luottamusta. Usein tehokkain muutoksen mahdollistaja on tiimivalmennus, sillä silloin kynnys toteuttaa uusia luottamusta rakentavia käytäntöjä madaltuu. On vähemmän vaivaannuttavaa kokeilla uutta, kun suositukset tulevatkin valmentajan ”määräämänä”. Luottamusta rakentavan valmennuksen ei kaikissa tapauksissa tarvitse olla massiivinen työmaa, vaan esimerkiksi yhteisiin virkistyspäiviin voi suunnitella sisältöä, jolla on tiimiyttäviä vaikutuksia. Tähän toimiva konsepti on esimerkiksi Belbin-tiimiroolitesti, joka auttaa toisiin tutustumisen lisäksi myös työn organisoinnissa ja tiimityön kehittämisessä. Kevyempi askel sosiaalisten suhteiden syventämiseen on lisätä palaverirakenteisiin liikkumatilaa dialogille: voidaanko palavereita aloittaa check in -generaattorin luomalla kysymyksellä? Entä mitä mahdollistaa, jos palaveri lopetetaan fiiliskierrokseen?
Suoruus
Varsinaisen asian kiertely harvoin tekee vaikeasta tilanteesta yhtään helpompaa. Kiertelystä voi virittyä salamyhkäinen tai epärehellinen tunnelma, mikä lisää epäilyksiä ja epävarmuuden tunnetta. Suoruus voi toki liittyä asian puheeksi ottamiseen, mutta tässä viitataan enemmän avoimuuteen ja asian ytimeen sukeltamiseen itse keskustelussa ilman kuorrutteita, jotka eivät keskusteluun siinä kohtaa kuulu. Lähtökohta on se, että on reilua kertoa mistä on kyse ja keskustella avoimesti siitä. Laajoja pohjustavia ja pehmittäviä tarinoita kiertelemässä varsinaisen asian ympärillä harvoin kaivataan – ainakaan suomalaisessa kulttuurissa. Heti perään on hyvä ilmaista seuraava: suoruus ei kuitenkaan ole oikeutus loukkaamiseen – on täysin mahdollista keskustella vaikeistakin ristiriidoista rehellisesti ja silti kunnioittavalla tavalla. Lisäksi on tärkeää varautua mahdolliseen tukeen ja lisäaikaan asian käsittelyssä, jos aihe on voimakkaita tunteita herättävä. Suoruus limittyy vahvasti edellisten, eli rohkeuden ja luottamuksen, kanssa: voi olla vaikeaa olla suora, jos ei ole ripaustakaan rohkeutta tai lusikallistakaan luottamusta.
”Hei, haluisin jutella siitä viime viikolla tapahtuneesta haastavasta tilanteesta asiakkaan X kanssa. Minusta tuntuu, että tilanne kaipaa vielä käsittelyä. Onko sulla nyt hetki aikaa, vai voidaanko varata tälle sopiva väli tältä viikolta toisesta kohtaa?”
Uteliaisuus
Uteliaisuus viittaa aitoon haluun ymmärtää toista ja hänen näkemyksiään hänen ollessa eri mieltä. Edellä mainitun kaltainen uteliaisuus vähentää tarvetta puolustautua, mikä puolestaan lisää kykyä yhteistyöhön. Ongelmanratkaisutilanteissa uteliaasta ja oppimisenjanoisesta asenteesta on hyötyä. Silloin on yleensä helpompi asettua tasavertaiseen, ratkaisukeskeiseen ja tutkivaan asetelmaan, kun toisessa ääripäässä olisi kilpailullinen ja voitontahtoinen asetelma. Uteliasta asennetta auttaa synnyttämään yrityskulttuuri, jossa on korkea psykologinen turvallisuus, eli muun muassa vahvat sosiaaliset suhteet ja luottamus ihmisten välillä sekä matala hierarkia. Tällöin ei tarvitse kilpailla siitä onko itse oikeassa, vaan huomio kiinnitetään parhaimman ratkaisun löytämiseen ja koko yhteisön tavoitteen saavuttamiseen, ”itseä suurempiin” asioihin.
Uteliasta asennetta voi omaksua omaan käyttäytymistapaansa kysymällä kysymyksiä. Usein kysymyksiä on hyvä käyttää, vaikka osaisit arvata syitä käyttäytymisen takana. Joskus oletukset nimittäin menevät väärin, ja jos ei, yleensä henkilö hyötyy itse siitä, että hän sanoittaa tilannetta itse. Seuraava kysymys auttaa keskustelukumppania sanoittamaan tunteitaan:
”Haluaisin ymmärtää sinua paremmin: voisitko kertoa mikä sai sinut tuntemaan tilanteessa noin?”
Sisu
Sisukas sietää vaikeita tilanteita ja tunteita saavuttaakseen tavoitteensa, luovuttamatta kesken. Vaikeita tunteita tulee kohdata ja sietää, jotta ne ja asiat joista tunteet kumpuavat voidaan ratkaista. Huomioiden kuitenkin omat ja keskustelukumppanien sietokyvyn rajat. Sisukkuudesta tulee siksi ottaa ohjenuora tiettyyn pisteeseen asti: ylilyötynä se voi aiheuttaa tarpeetonta kärsimystä, mitä ei tietenkään ole oikein aiheuttaa. Huomattavaa on, että toisille vaikeita tunteita voi syntyä voimakkaasti käsittelyssä, kun toisille on sietämätöntä, jos asiaa ei käsitellä. Kummassa vaan leirissä istuessa tarvitaan sisukkuutta — sisukkuutta selvitä siihen, kunnes tilanne käsitellään ja sisukkuutta selvitä asiaa käsiteltäessä. Sisukkuutta punnitessa voi auttaa sen suhteuttaminen käsillä olevaan haasteeseen tai käydä yhteistä keskustelua ratkaisemisen kriittisyydestä.
”Mikä on paras mahdollinen lopputulos, joka asiasta x on saavutettavissa?” ”Mitä vaikutuksia sillä on, jos emme saavuta kyseistä lopputulosta?” ”Mitä tulee tapahtua, jotta pääsemme etenemään?”
Rajat
Tilanteen tulee olla siedettävä kaikille osapuolille. Tilanteisiin täytyy olla mahdollista ottaa aikalisä. Jotta tämän toteuttaminen on mahdollista, tulee tietää omat sietokyvyn rajat. Tuntemalla omat rajat, pystyy tarpeen mukaan ottamaan keskustelussa ohjat, jos tilanne on ylittämässä omaa sietokyvyn ikkunaa. On hyvä miettiä, millaisista merkeistä tunnistaa tilanteen, jossa haluaa pyytää tilaa, keskustelun rauhoittamista, taukoa tai jopa keskeyttämistä. On äärimmäisen hyödyllistä tuntea myös keskustelukumppanin rajat, sillä silloin voi välttää ylilyönnit. Viime kädessä jokainen on vastuussa omien rajojensa ilmaisusta.
Sietokyvyn tarkistamiseen tämä voi olla hyvä lause:
”Tämä on selkeästi vaikea keskustelu ja ollaan pärjätty omien havaintojeni puolesta hyvin. Tuntuuko siltä, että homma on edelleen hanskassa, vai onko ajatuksien tasaamiseen hyödyllistä pitää tauko?”
Omien rajojen ilmaisun voi tehdä esimerkiksi näin:
”Tämä tilanne alkaa olla liian tukala minulle, voimmeko pitää tauon / sopia miten jatkamme asian ratkaisemista?”
Millaisella tasolla edelliset ominaisuudet ovat sinulla tai työyhteisössäsi? Mikä olisi henkilökohtaisesti tärkein kehittymisen kohta sinulle? Entä työyhteisössäsi yleensä?
Kuva: Unsplash
